Wer im Büro arbeitet, hat wahrscheinlich regelmäßig Meetings oder verbringt sogar den ganzen Tag in einer Aneinanderreihung von ihnen – die berüchtigte „Meetingitis“, die manche Jobs oder Unternehmen befällt. Es gibt zahlreiche Ratgeber und Methoden, wie man Meetings so organisiert und durchführt, dass sie sich nicht wie Zeitverschwendung anfühlen. Darum geht es in diesem Beitrag jedoch nicht.
Die Einführung künstlicher Intelligenz für Endverbraucher hat die Art und Weise, wie wir Meetings organisieren und wichtige Erkenntnisse gewinnen, grundlegend verändert. KI und Automatisierung sind in diesem Bereich bahnbrechend. Der Austausch zwischen den Teilnehmern wird aufgezeichnet, analysiert, in Aufgaben umgewandelt und den zuständigen Personen zugewiesen – und das alles nahezu nahtlos.
Auf kollektiver Ebene ist es effektiv, doch auf individueller Ebene wirft es Fragen nach der Notwendigkeit auf, dass die Teilnehmer Notizen machen. Welchen Sinn hat es, wenn die KI alles übernimmt?
Notizen machen
KI kümmert sich um alles, außer um unser Gehirn (noch nicht, würden Technikbegeisterte wie Technikskeptiker gleichermaßen sagen). Notizen machen fördert aktives Zuhören. Es hilft, konzentriert zu bleiben, was besonders bei langwierigen, aufeinanderfolgenden oder spontanen Meetings am Freitagabend hilfreich ist. Mit Notizen behalten Sie den Überblick über die Diskussion und Ihre eigenen Gedanken und können sich aktiv einbringen. Natürlich geht es hier nicht nur ums Protokollieren. In dieser Hinsicht ergänzt die KI die KI. Durch den Vergleich Ihrer Notizen können Sie außerdem überprüfen, ob die KI keine wichtigen Punkte übersehen (oder Ihnen versehentlich eine Aufgabe zugewiesen hat, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt).
Machen Sie sich Notizen auf Papier
Das Mobiltelefon ist zwar mittlerweile fast schon ein Teil von uns, wird aber in Meetings durch den Laptop ergänzt. Notizen sofort digital zu erstellen, erscheint naheliegend: Man spart sich die Zeit für das spätere Abtippen. Das stimmt zwar, doch der Computer birgt auch eine Versuchung: Er bietet einfachen Zugriff auf E-Mails, Nachrichten aus internen Systemen und das riesige Internet. Für die Person, die während des gesamten Meetings Notizen macht, ist die Nutzung eines Computers sinnvoll, für die anderen Teilnehmer hingegen oft eine Ablenkung.
Notizen machen und „zeichnen“
Einen Notizblock in einem Meeting dabei zu haben, bedeutet nicht zwangsläufig, dass man sich Notizen macht, so paradox das auch klingen mag. In einem anderen Artikel erkläre ich die positiven Auswirkungen des Zeichnens, oder besser gesagt Kritzelns, auf die Konzentration. Es ist kein bewusstes Zeichnen, sondern eher etwas, das fast automatisch abläuft, mit einfachen Formen, Linien, Mustern… zumindest bei mir. Es hilft mir, mich besser zu konzentrieren und mir Dinge besser einzuprägen.
Strukturiere deine Meetings wie deinen Tag.
Bei Ancre bieten wir neben Notizbüchern auch einen professionellen Terminplaner an, mit dem Sie Ihren Tag strukturieren und Notizen machen können. Dieses Format eignet sich auch hervorragend zur Protokollierung von Meetings, einschließlich wichtiger Aufgaben oder Entscheidungen sowie Übereinstimmungen und Meinungsverschiedenheiten.
Notizblöcke können die unzähligen Haftnotizen auf dem Schreibtisch ersetzen. Sie bieten eine systematischere Herangehensweise, um Ereignisse, Aufgaben und Informationen des Tages übersichtlich und mit Datum festzuhalten. Dank ihrer Einfachheit passen sich Notizblöcke Ihrem Arbeitsstil an, während sich Mitarbeiter allzu oft an die vom Unternehmen vorgegebenen Tools anpassen. Zudem bieten sie einen geschützten Raum, zu dem Vorgesetzte keinen Zugang haben.
Damit endet unser Überblick über die Vor- und Nachteile des Mitschreibens in Meetings. Und falls Sie als Führungskraft genervt sind, dass Ihre Mitarbeiter in jedem Meeting nur noch auf ihre Bildschirme starren, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren . um ein Gruppenangebot zu unterbreiten (wir werden ein Treffen organisieren, um den Rabatt zu besprechen).
