Chiunque lavori in ufficio, è probabile che ogni tanto si debba partecipare a una riunione, o addirittura che si trascorra l'intera giornata a una serie di riunioni: la famigerata "meetingite" che affligge alcuni lavori o aziende. Esistono molti articoli e metodi su come organizzare e condurre una riunione in modo che non sembri una perdita di tempo. Non è questo l'argomento di questo post.
L'avvento dell'intelligenza artificiale per i consumatori ha trasformato il modo in cui teniamo traccia delle riunioni ed estraiamo informazioni chiave. In questo ambito, l'intelligenza artificiale e l'automazione stanno cambiando le carte in tavola. Gli scambi tra i partecipanti vengono registrati, quindi analizzati, trasformati in attività e assegnati alle persone giuste, il tutto in modo praticamente fluido.
A livello collettivo, è efficace, ma a livello individuale, solleva interrogativi sulla necessità per i partecipanti di prendere appunti. Che senso ha se l'intelligenza artificiale si occupa di tutto?
Prendi appunti
L'intelligenza artificiale si occupa di tutto, tranne che del nostro cervello ("non ancora", direbbero sia gli appassionati di tecnologia che gli scettici). Prendere appunti stimola l'ascolto attivo. Aiuta a rimanere concentrati, il che è utile per le riunioni che si trascinano, quelle consecutive o quelle che un collega ti impone a fine giornata il venerdì. Prendere appunti ti permette di tenere traccia sia della discussione che dei tuoi pensieri, in modo da poter contribuire. Ovviamente, non si tratta di prendere appunti. C'è una sorta di complementarietà con l'intelligenza artificiale in questo senso. Confrontando i tuoi appunti, puoi anche verificare che l'intelligenza artificiale non abbia tralasciato alcun punto chiave (o che non ti abbia assegnato accidentalmente un compito che non è di tua responsabilità).
Prendi appunti su carta
Sebbene il cellulare sia diventato un'estensione del corpo, durante le riunioni è completato dal computer portatile. Prendere appunti immediatamente in formato digitale può sembrare ovvio: niente perdite di tempo a riscriverli in seguito. È vero, ma il computer è anche una tentazione, offrendo un facile accesso alle e-mail, ai messaggi ricevuti sui sistemi di messaggistica interna e alla vasta rete Internet globale. Per chi prende appunti per l'intera riunione, usare un computer ha senso, ma per i partecipanti è spesso fonte di distrazione.
Prendere appunti e “disegnare”
Avere un blocco note in una riunione non significa necessariamente prendere appunti, per quanto controintuitivo possa sembrare. In un altro articolo spiego i benefici cognitivi del disegno, o meglio dello scarabocchio, sulla concentrazione. Non si tratta di un disegno intenzionale, ma più qualcosa di più vicino a una modalità automatica, con forme semplici, linee, schemi... almeno per me. Aiuta la concentrazione e la memorizzazione.
Struttura le tue riunioni come la tua giornata
In Ancre, oltre ai quaderni, offriamo anche un diario di tracciamento che può essere utilizzato professionalmente per strutturare la giornata in base alle attività e uno spazio per prendere appunti. Questo formato è utile anche per tenere traccia delle riunioni, comprese le attività o le decisioni chiave, insieme ai punti di accordo o disaccordo.
I blocchi note possono anche sostituire i post-it che si accumulano sulla scrivania. Offrono un approccio più metodico per tenere traccia di eventi, attività e informazioni raccolte durante la giornata. Un blocco note, per la sua semplicità, si adatta al tuo stile di lavoro, mentre troppo spesso i dipendenti si adattano agli strumenti imposti dall'azienda. Un blocco note offre anche uno spazio privato a cui manager e datori di lavoro non hanno accesso.
Con questo si conclude la panoramica sui vantaggi (e svantaggi) di prendere appunti durante le riunioni. E se sei un capo o un manager stanco di vedere i tuoi team incollati allo schermo durante ogni riunione , non esitare a contattarci . per fare un'offerta di gruppo (organizzeremo un incontro per discutere lo sconto).
