Pour toutes les personnes qui travaillent dans un bureau, il est probable que vous ayez une réunion de temps en temps, ou que vous passiez même votre journée à les enchaîner, la fameuse réunionite aiguë qui touche certains postes ou entreprises. Il existe beaucoup de littérature et de méthodes sur comment organiser et mener un meeting pour qu’il ne soit pas associé une perte de temps. Ce n’est pas de cela dont il est question dans ce billet.
L’avènement de l’intelligence artificielle grand public a transformé la façon de garder trace d’une réunion et d’en tirer les enseignements clés. Sur ce sujet, l’IA et l’automatisation changent la donne. Les échanges entre participants sont enregistrés puis analysés, transformés en tâches et attribués aux bonnes personnes, tout cela quasiment sans frictions.
Au niveau collectif, c’est efficace, mais au niveau individuel cela questionne sur la nécessité pour les participants et participantes de prendre des notes. À quoi bon quand l’IA s’occupe de tout.
Prendre des notes
L’IA s’occupe de tout, mais pas de notre cerveau (”pas encore” diront à la fois les technophiles et les technophobes). La prise de notes oblige à l’écoute active. Elle aide à rester concentré, ce qui est utile pour les réunions qui s’éternisent, celles qui s’enchaînent ou celles qu’un collègue nous colle le vendredi en toute fin de journée. Prendre des notes permet de garder le fil, à la fois de sa discussion et de sa pensée, pour intervenir. Évidemment, il n’est pas question ici de prendre les minutes. Il y a une forme de complémentarité avec l’IA en ce sens. En comparant avec ses notes, il est aussi possible de vérifier que l’IA n’a pas oublié de points clés (ou ne vous a pas attribué malencontreusement une tâche qui n’est pas de votre ressort).
Prendre des notes sur papier
Si le téléphone portable est devenu une extension du corps, il est complété par l’ordinateur portable en réunion. Prendre ses notes immédiatement en version numérique peut s’avérer comme évident : pas de perte de temps à taper ses notes après coup. C’est vrai, mais l’ordinateur c’est la tentation, l’accès facile aux emails, aux messages reçus sur la messagerie interne et au grand internet global. Pour la personne qui assure la prise de note pour l’ensemble du meeting, l’utilisation de l’ordinateur est logique, mais pour les participants, il est souvent source de distraction.
Prendre des notes et “dessiner”
Participer à une réunion avec un bloc-notes ne doit pas forcément être synonyme de prise de notes, aussi contre-intuitif que cela puisse être. Dans un autre article, j’explique les bienfaits cognitifs du dessin, ou plutôt du gribouillage, sur la concentration. Ce n’est pas un dessin intentionnel, mais davantage quelque chose plus proche d’un mode automatique, avec des formes simples, des lignes, des motifs… pour ma part en tous cas. Cela aide à la concentration et à la mémorisation.
Structurer ses réunions comme sa journée
Chez Ancre, en plus de bloc-notes, nous proposons également un journal tracker qui peut être utilisé dans un cadre professionnel en structurant ses journées autour de tâches et d’un espace pour prendre des notes. Cette construction fonctionne également pour le suivi d’une réunion, avec les tâches ou décisions clés, accompagné des sujets d’accords ou de discordes.
Les blocs-notes peuvent aussi remplacer les post-its qui s’accumulent sur un bureau. Une approche plus méthodique de garder une trace datée des événements, tâches et informations à se rappeler collectés pendant la journée. Un bloc-notes, de par sa simplicité, s’adapte à votre façon de travailler, là où trop souvent les travailleurs s’adaptent aux outils imposés dans l’entreprise. Un bloc-notes, c’est aussi un espace privé auquel les managers et employeurs n’ont pas accès.
Voilà pour cet aperçu des avantages (et inconvénients) de la prise de notes en réunion. Et si vous êtes un patron ou manager qui en a assez que vos équipes aient les yeux rivés sur leurs écrans à chaque meeting, n’hésitez pas à nous contacter pour passer une offre groupée (nous organiserons une réunion pour discuter du rabais).
